Нумерация документов и учёт уже созданых.

[Energieadvisor-BE]

Друзья приветствую,
Создалась острая необходимость в нумерации документов (к примеру фактур).
Есть таблица, с несколькими листами:
Склад, клиенты, фактуры и предложения.
Так вот вручную забываю менять номера выписанных фактур и предложений, в результате в банке получается полная каша. Приходят платежи с повторяющимися номерами фактур и сложно определить кто и за что прислал платёж и какой товар надо отгрузить. А всё из-за такой мелочи как нумерация.
Плюс было бы замечательно если бы происходил учёт созданных документов, чтобы можно было отслеживать кто и за какой товар будет производить оплату и если оплатил, то можно бы было сделать соответствующую пометку..
Не обязательно это должен быть кальк, это может быть и какая вариация типа базы данных на основе существующей таблицы. С учётом того что в исходную таблицу могут добавляться новые позиции товаров.
Но вопрос как это всё реализовать?
Может кто уже сталкивался с такими задачами и вариантами решений?

Заранее благодарен за подсказки.

[economist]

Сталкивались все, но универсального решения нет. Даже монополист 1С беспомощно разводит руками. Создаём отгрузку со ссылкой на Договор и Счёт и если покупатель соизволил в назначении платежа упомянуть наш номер и дату счета - то смотрим глазками и всё "срастётся", иначе - нет, распределяй ручками или положись на Авто- (ранние долги гасятся первыми, если поставить флаг Авто и Учёт в разрезе документов отгрузки). На пересортицу от авто-режимов всем давно плевать, даже арбитражный суд "все понимает" и давно считает как 1С, по хронологии, невзирая на  то что написано в платежках (кроме ИНН и договора - это святое).

Что всё-таки можно сделать? Всегда хорошо работают простые, дубовые решения в нумерации. Одно из самых популярных - "поддатые" номера договоров, счетов, с/ф, УПД в стиле ггггммддччмм (или без минут, если документов в день мало). Плюсы такого номера - он "числовой", сортируется по возрастанию, человеко-читаем и -писаем, а главное - он уникальный. По этому пути идет все больше крупных контрагентов.

Такой номер формирует автоматом в Calc простая формула вида =ТЕКСТ(ТДАТА();"YYYYMMDDHHMM") или без минут. Но формулу нужно превратить в значение (макрос). Либо гляньте Вставка - Дата/Время - эти значения не меняются, а сделать из них ГГГММДДЧЧММ можно изменив формулу (выше) - сложив ячейку с датой и временем. Сами Дата и Время документа - не помешают ни в одной таблице, вставлять их легко сочетанием горячих клавиш.

[economist]

Хороший читаемый, более компактный вариант формата "ГГММДД,ЧЧММ" - 240213,0906

Но запятая может иметь другие смыслы, и обязательно кому-то не понравится. В общем, изобретая очередной "стандарт" нумерации нужно быть готовым к сопротивлению.

[Energieadvisor-BE]

Такой номер формирует автоматом в Calc простая формула вида =ТЕКСТ(ТДАТА();"YYYYMMDDHHMM") или без минут. Но формулу нужно превратить в значение (макрос). Либо гляньте Вставка - Дата/Время - эти значения не меняются, а сделать из них ГГГММДДЧЧММ можно изменив формулу (выше) - сложив ячейку с датой и временем. Сами Дата и Время документа - не помешают ни в одной таблице, вставлять их легко сочетанием горячих клавиш.

Ну собственно так оно у меня и идёт номер документа в этот день вместе с текущей датой. Как-то так 01.13.02.2024
02.13.02.2024
и т.д.
ну в принципе можно и так сделать.

Да всё получилось, но собственно проблема осталась.
Поскольку таблица открыта на машине постоянно, то этот метод работает только если не забывать каждый раз тыкать в ячейку с номером и обновлять данные... Что собственно и является проблемой... забывчивость... Возраст однако (:

[bigor]

Как вы формируете фактуры? Руками или макросом?

[economist]

Как-то так 01.13.02.2024

Год впереди д.б., только тогда возможна нормальная сортировка.

Вложил Файл, номер и дата по горячим клавишам, формулу поправил.

[Energieadvisor-BE]

Как вы формируете фактуры? Руками или макросом?

Как правило руками...
Открыл лист, вписал данные клиента (если новый), перешёл на вкладку фактуры, вставил номер клиента, данные клиента появились с вкладки "Клиенты" Так же и с товаром. Указал номер по складу, вставились все данные товара.
НО вот с номером не задача...

[Energieadvisor-BE]

Как-то так 01.13.02.2024

Год впереди д.б., только тогда возможна нормальная сортировка.

Вложил Файл, номер и дата по горячим клавишам, формулу поправил.

а кстати, это надо внедрить... тут и учёт выписанных документов... уже в комплекте. Ээх... седая моя
голова. Только вот если можно, как то шаблончик прислать... ну не силён я в макросах...

[bigor]

ну не силён я в макросах..

там нет макросов, это стандартный функционал Libre (выберите пункт меню Вставка и посмотрите внизу )

[economist]

Макросы нужны тогда, когда штатной функции нет, или она сделана крайне неудобно.

Например Calc не может по ИНН юрлица/ИП вывести контрагента, адрес, директора. Как только научится - Excel будет повержен. И я верю что Microsoft и тут опередит нас.

Впрочем, у Либры есть сильный козырь в рукаве: макрос на Python из 10 строк вернёт название, адрес и директора, заполнив почти всю фактуру.

А вот табличную часть фактуры (номенклатура товаров-услуг и особенно цены) - надо брать из бухучета, или предыдущих записей.

[Energieadvisor-BE]

Друзья, я однако как всегда погорячился... всё работает.
Единственно что я добавил, это Формат ячеек поменял на Числовой с кодом формата $(1 235)
При смене номера клиента автоматом меняется и номер фактуры.
С учётом созданных документов ещё разбираюсь...