Автоматическое заполение полей в договоре

[Satang]

Имеется документ на 25 листов, бланк, набранный во Writer.

Где по тексту документа много раз надо повторить "ФИО", "адрес", "телефон".

Интересует возможность на первом листе создать "карточку анкету" - Таблицу в которой вносятся "адрес", "ФИО" и другие параметры.
И при заполнении анкеты, чтобы автоматически по тексту документа заменялись заранее расставленные значения в скобках <ФИО>,<адрес> беря данные из "анкеты"
Чтобы "девочка белочка" не ползала по всем 25 страницам, а проводил операции на одном листе.

Варианты с "базой данных" и "поля ввода" для "девочки белочки" будут сложными и она продолжит заполнять все ручками, при этом вечно тупить и пропускать графы

[bigor]

Рассылка писем. Может и избыточно, но вряд ли она заполняет один документ, а так таблицу забил на 10 адресатов и получай 10 документов.

[Ципихович Эндрю]

Рассылка писем

так вы раскройте тему, а то море вопросов
это рассылка в общепринятом формате или либра добавила сахара?

[bigor]

На форуме её (рассылку) уже раскрывали раскрывали, что повторятся не хочется

в общепринятом формате

если бы я знал, что такое общепринятый формат 

[Ципихович Эндрю]

если бы я знал, что такое общепринятый формат

пришлось гуглить:
Что такое массовая email-рассылка
Массовая email-рассылка — инструмент маркетинга, позволяющий отправлять электронные письма большому количеству получателей одновременно. Этот метод коммуникации помогает коммуницировать с целевой аудиторией и распространять информацию о продуктах и услугах компании.

ну пусть ТС отпишется но вроде вы предложили не то, что описано у ТС
прежде чем оправить документ работник должен подготовить - вот то и затык, в смысле хочется сахара
я лично так понял-может я и НЕ прав

[bigor]

Из справки LibreOffice Диалоговое окно Рассылка писем помогает печатать и сохранять письма по форме.

[Satang]

Тут вопрос не о рассылке. А заполении условного договора и соглашения об обработке персональных данных

[sokol92]

А заполении условного договора и соглашения об обработке персональных данных

Технология Mail Merge (рассылка писем) идеально подходит для такого типа задач. Генерация договоров для, скажем, 5 000 сотрудников производится за несколько минут.
Исходные данные:
1. Документ Writer, в котором изменяемые части (поля слияния) помечены специальным образом.
2. Таблица (например, в формате .ods), в которой построчно задаются поля слияния (данные сотрудников в Вашем примере).

Результат можно получить в 3 форматах:
1. Разослать письма по электронной почте, содержащие документ в качестве вложения. Для этого необходимо, чтобы в таблице (пункт 2) один из столбцов содержал адрес E-Mail.
2. Объединенный документ в формате Writer, содержащий все сгенерированные документы.
3. Набор документов (отдельный документ для каждого сотрудника). При этом нужно задать правило для именования таких файлов.

Если Вы подготовите тестовый пример (на Ваше усмотрение), то дела пойдут веселее. 

Кстати, вот замечательное (на мой взгляд) изложение этой технологии для MS Office (в LO содержательная сторона вопроса аналогична).

[Satang]

Генерация договоров для, скажем, 5 000 сотрудников производится за несколько минут.

Ну... Так то да... Это если бы задача стояла 100500 договоров заполнить массово и одномоментно.
Но я же в шапке писал

Варианты с "базой данных" и "поля ввода" для "девочки белочки" будут сложными

В том то и дело, что девочек 2-3 и они договор/анкету заполняют по 3-5 раз в день под нового человека.

И возвращаясь к изначальному вопросу. Хотелось бы было минимум тыкания кнопок. Пошагово условно:
1. Открыли файл анкеты.
2. Сохранили его как "Анкета/Договор Иванов"
3. Заполнили первый лист нужные поля <ФИО>, <Адрес>, <Телефон>, <ХХХ>, <ХХY>...
4. Происходит магия и в документе все данные <В скобках> меняются на нужные.

[sokol92]

Не вижу существенных различий в процессах, описанных в #7 и #8.

[bigor]

Магия только в сказках бывает В жизни приходится трудиться или девочкам осваивать поля или вам писать макрос, который расставит как вы хотите.

[sokol92]

или вам писать макрос

До этого может быть и не дойдет, а вот небольшая инструкция для исполнителей ("девочек") не помешает.
Да и шаблон документов (у Вас договор/анкета) обычно разрабытывается квалифицированным пользователем, а затем выкладывается для заполнения ("девочками"). При этом сам шаблон не изменяется.

[Ципихович Эндрю]

я всё равно между вордои и либрой ставлю знак равенства
и пишу как разбирающийся в ворде, и ранее имел практику 15 лет, но последние пять лет, поскольку - постольку
так вот моё мнение (естественно не претендую на воплощение):
спокойствие
ни в коем случае НЕ поля, два раза ни в коем случае НЕ НЕ стили - почему долго объяснять, да я и аргументов я уже не помню
надо всё постепенно освоить девочкам самим, пример на скрине, все служебные пометки, указанные выше: <ФИО>, <Адрес>, <Телефон>, <ХХХ>, <ХХY> только в подобных таблицах на полях, то есть хоть справа хоть слева, преимущество:
вы их видите, принтер нет, профит? ещё можно и для надёжности в полях сделать шрифт скрытым, как сделать:
Выделите текст, который хотите изменить.
2.    Откройте вкладку «Формат» в главном меню Libre Office Writer.
3.    Выберите пункт «Символы» в выпадающем меню.
4.    В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Эффекты шрифта, установите галочку Скрытый.
5.    Нажмите кнопку «OK», чтобы сохранить изменения.
НО не нашёл, как несмотря на то, что ранее скрыли текст его видеть, в ворде он подчёркивается точками .......
а далее в этих полях-которые справа или слева девочки меняют данные в полях
и пишется макрос, а он меняет как ему будет сказано в заранее проставленных закладках [] - в ворде они такие, в либре ХЗ какие, профит в том, что это можно многократно делать, и запретить более это делать - типа стань ПДФ"ом, то что было сказано выше: <ФИО>, <Адрес>, <Телефон>, <ХХХ>, <ХХY> это ведь для затравки, потому как аппетит будет расти, например склонять, изменять дату автоматом на +х дней, месяцев, одним словом знаком, даты обычно заполнял так:
ПОЛЕ "_" м. г. <5 <4 <3 <2 <1 <0> >1 >2 >3 >4 >5 "_" __ г.
слева от ПОЛЕ макробутоны - один клик и дата изменилась в ПОЛЕ относительно текущей

[economist]

Варианты с "базой данных" и "поля ввода" для "девочки белочки" будут сложными и она продолжит заполнять все ручками

Странные у вас "белочки". По 25 страницам лазать им не лень, а перебрать 10 подряд идущих полей (мышкой или в диалоге Редактирование полей с удобным обходом кн. < > ) на последнем или первом "служебном" листе договора кажется сложным. И Базы данных тут не нужно, достаточно ввести структурированные "адресные" данные в таблицу Calc, ведь все умеют работать в Excel (клялись в резюме). Например в одном моем подшефном бюро 15 операторов 24/7 молотят данные в один файл ODS в режиме общего доступа, а раз в три дня Рассылкой формируются Договоры и трансграничные мультиязычные Packing- и Путевые листы, а там посложнее будет, и посчитать есть чего.

Во Writеr неправильно делать все крупные договоры на закупку, потому что любая большая Спецификация так и просится быть в виде ODS-таблицы, но внедренной в ODT по технологии DDE. Тут вам и перенос заголовков, и простое форматирование, и обновление "как в Excel".   

Так что дело, думаю, не в девочках-белочках, а в мальчиках-зайчиках, искусственно преувеличенной IT-спецами сложности OpenOffice|LibreOffice и игноре/незнании штатного способа решения этой элементарной, но частой и важной задачи.

Что нужно сделать?

1) Прежде всего постараться делать как можно меньше. Если контрагенты ЮЛ/ИП - 90% их реквизитов готовы в цифре и бесплатно ждут вас на checko.ru и в dadata.ru (и еще куче мест, кроме самой nalog.ru). По введенному 10/12-зн ИНН заполнятся основные реквизиты. Да тут нужны макрос или формула с ф-ми ВЕБСЛУЖБА (см. Форум).

2) Дальше - сложнее. Быстро выяснится что текст договора нужно делать на Стилях, а часть текста Договора нужно прятать/показывать в зависимости от другого текста. Для самозанятых одно, для ФЛ другое, для мигрантов - третье. OpenOffice|LibreOffice умеет это делать из коробки, но я не встречал ни одного айтишника, кто бы это освоил и настроил, а не лез сразу глубоко и безвозвратно. Советую преодолеть это, как бы кто не отговаривал. Ведь можно сделать один Шаблон договора на все 20 существующих видов сделок - ведь Договор будет сам перестраиваться под выбранные значения Полей-списков. Скрытый/Условный текст всесилен - может прятать букву, слог, слово, абзац, раздел и даже целое многостраничное "приложение", лежащее (даже) отдельным файлом. И вот после того как успешно вы настроите пару "скрывушек" - появится понимание что...

3) Что База данных, пусть даже это XLSX/ODS-файл, лучше подходит для решения задачи "массовой" (рассылкой) или "выборочной" кампании (кнопкой Данные в Поля) по формированию договоров. Потому что, как оказалось, есть еще и третий вид кампаний - "выборочный", когда замаешься выбирать из тысяч строк. Например, с утра коммерческий дал команду разослать предложения всем клиентам с соседней области. Если у вас БД - вы просто в БД создаете SQL-запрос (конструктором или вручную печатаете несколько слов) вида SELECT * FROM КЛИЕНТЫ WHERE ИНДЕКС LIKE '35%' (т.е. 35... - это начало индекса в Краснодарском крае) и делаете рассылку по SQL-Результату, нажав Ctrl+Shift+F4. И "страшно сложная задача" будет решена за 5 минут, без макросов, масштабируемая на любое число рабочих мест и филиалов.

[Satang]

Эх...

ведь все умеют работать в Excel (клялись в резюме)

"Ваши бы слова да богу в уши"
К сожалению приходится работать неидеальном мире.

Я понимаю, что вы правы и есть более масштабные инструменты (нежели я спрашиваю) для решения фундаментальных задач...
И странно, что нет простого, пусть "дубового" но по своему элегантного решения
Собственно в поисках такого сюда и писал.

Но видимо придется закручивать гайки пинать в светлое образованное будущее сотрудников

всё постепенно освоить девочкам самим

Посмотрим что в итоге победит...